數字化檔案室傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

鋼之杰智能密集柜都有一個主控的電腦，通過這個電腦就可以進行存取檔案，并且顯示相關的信息，工作人員可以根據電腦上的顯示有針對性的去存取相關的檔案和資料，非常的方便，而且可以大大的提高工作效率，減少了無謂的勞動消耗，使得檔案的管理更加的智能化。

檔案材料入館后，管理人員可通過RFID技術對檔案材料進行自動信息登記、館內檔案清點、檔案信息查詢、檔案外借和歸還等日常管理工作，并由系統自動進行相關記錄。

數字化檔案室系統具備檔案引導功能，根據檔案室數字地圖對所需查找的檔案材料進行自動引導（在電子地圖上可顯示對應檔案的具體位置：幾號柜、幾行、幾列等），充分提高檔案查找的效率，并可自動對拿出、收入檔案柜中的檔案進行識別，實現儲位智能化管理。



北京鋼之杰智慧檔案庫房管理系統的及時性是指系統對用戶的請求可以在很短的時間內就得到響應。在系統設計和開發過程中，要充分考慮系統當前和將來可能承受的工作量，使系統的處理能力和響應時間能夠滿足用戶對信息處理的需求。具體包括：顯示文件所需的時間、并行事務的處理能力、海量檢索的響應時間、死機后系統恢復的時間等。
北京鋼之杰智控技術有限公司(簡稱“鋼之杰")成立于2010年4月，是國內的檔案庫房一體化解決方案提供商，致力于檔案管理系統、檔案庫房環境管理系統、檔案庫房智能化設備、庫房安全管理設備、無線智能控制技術、RFID無線射頻技術、物聯網技術等技術的研發與大數據分析應用，是一家科技研發為主的集研發、設計、制造、服務于一體的科技創新型企業。目前擁有實用新型8項、自主軟件著作權9項。



智能檔案庫房需要滿足檔案存儲安全和存儲環境的需求《檔案館安全風險評估指標體系》指出，應遵循安全、預防為主、突出重點的原則，從館庫安全、設施設備安全、檔案實體安全、檔案信息安全、和人員安全等方面著手，限度的確保檔案安全（檔案庫房十防和數字檔案系統十防）



智能化檔案室建設滿足檔案長期保存和長期增長的需求《檔案館建設標準》第二章規定，新建檔案館規模應滿足現存和今后30年應進館檔案、資料的數量之和的需求。
鋼之杰福建數字化檔案室建設的必要性

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